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行政辦公6S管理標準詳細推行方法

  2020年06月24日 本站原創
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辦公室是企業管理人員的工作活動場所,也是客戶、員工留下第一印象的地方,辦公室的6S水平如何,直接影響到企業的形象。所以,企業推行6S,最好從辦公室這個“橋頭堡”開始,“橋頭堡”攻克下來了,后面的工作會更快,更容易推動。

◆什么是6S?◆

大家在閱讀6S相關書籍的時候,經常會看到這樣一句話:“所謂6S,就是整理、整頓、清掃、清潔、素養、安全,各取每個詞語的開頭字母S,合稱6S。”然后接下來,依次針對每個“S”在日常工作和生活中必要的基本內容做詳細的闡述。

如果將6S具體套用在日常生活中,它們的表現可以是:

(1)在處理垃圾時,將已壞掉的物品和沒用的物品全部扔掉。(整理)

(2)將物品放在易拿易放的架子上,或者將相同的物品分門別類放入架子。(整頓)

(3)有客人來訪的時候,要將凌亂的屋子收拾干凈。(清掃)

(4)與客人見面的時候,要選擇合適的著裝。(清潔)

(5)與他人見面時要遵守約定,平時能夠有禮貌地問候他人。(素養)

(6)外出時遵守交通安全規則,保障人身安全。(安全)

總而言之,6S就是在工作和生活中必須遵守的規則,也是有助于他人進行評價的晴雨表。

◆辦公室施行6S的好處◆

6S可以給與客戶信任感,是可以立即實施,進而消除浪費的活動。

(1)營造整潔的現場,讓客戶放心

對于初次見面的人,我們通常會先從外表來判斷其是否可以放心共事。如果對方衣著邋遢,那么即使他表現的言之鑿鑿、心之切切,恐怕我們心里還是會半信半疑。

同樣的道理,當你拜訪意向合作方的時候,卻看到對方公司的環境亂七八糟,不知你心里會作何感想?

任何人在看到辦公室或者工廠凌亂不堪的時候,第一感覺都會認為“這里根本沒有進行管理”,進而也會得出判斷:這家公司生產出來的產品是無法令人放心的。

相反,如果從辦公桌到公司的各個角落都能按部就班地進行整理、整頓、清掃,就會讓客戶感到“這樣的公司生產出來的產品讓人放心”。也就是說,辦公室和公司所展現出來的狀態本身就是一次產品的推銷活動。

(2)消除浪費和失誤,讓員工放心

在我們的日常工作中,身邊總是會堆積很多平時根本用不到的物品,這使得我們有時候不得不挪開這些物品后才能開始工作。而當我們翻箱倒柜找某件物品時,難免會有種“在做無用功”的感覺。

◆如何在辦公室推行6S◆

一、辦公室6S管理原則

辦公室6S管理,應遵循以下原則。

1.明確辦公用品使用權力

區別個人專用和公共使用的辦公室物品,具體應做到以下兩點。

► 公共使用的物品應放在所有人都能拿取的地方;

► 個人專用的物品放在本人附近。

2.公私分明

具體應做到以下5點。

► 在區域規劃上,應將辦公場所、休息場所和會客場所區分開來;

► 物品方向,將企業用品與私人用品區分開來;

► 企業用品放在明顯處,私人物品放在不明顯處;

► 企業用品放在抽屜的上層,私人物品放在抽屜的下層;

► 辦公桌椅應設置姓名標牌。

3.柜架應有標識

柜架標識清楚所放物品的類別、名稱以及管理責任人等,具體做法如下。

► 文件柜左上角貼柜子編號、名稱、部門以及責任人等;

► 柜門內貼上柜內文件/物品位置對應圖;

► 文件柜內分層分類,用分隔線和標簽區分。


行政辦公6S管理標準詳細推行方法

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4.文件資料應分類

將所有文件資料有效分類,運用形跡管理的方法使文件能夠馬上被拿取。下圖為經過分類整理后的文件資料放置圖例。

行政辦公6S管理標準詳細推行方法

5.抽屜物品應放置整齊

整理、整頓抽屜內物品,具體應做到以下3點。

► 清除不用或不要物品,留下必需品;

► 所有物品應分類,并進行標識;

► 辦公用品放置在上層,個人用品放置在下層。

抽屜所有物品應分類放置,且擺放整齊,下圖為某企業辦公室員工抽屜的物品放置標準。

行政辦公6S管理標準詳細推行方法

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6.墻壁不隨意張貼紙張

使用膠水、膠紙將紙張貼在墻上時,一旦揭除會留下難看的斑跡,從而影響辦公室整體形象。因此,必須糾正隨意將紙張亂貼在墻壁上的行為,將紙張放人看板內,并明確張貼期限。

7.加強公告管理

對于公告的管理,具體做法如下。

► 公告欄應美觀大方,明確管理責任人;

► 明確發布的公告張貼期限;

► 定期在公告欄上公布員工的出勤、工作內容和工作實績等內容。

二、辦公桌的標識管理

辦公桌標識管理包括以下兩方面內容。

1.辦公桌區城標識

根據辦公人員的數量,將辦公桌劃分為不同員工的作業區域,其標識的內容包括以下3部分。

► 區域編號;

► 區域所屬人姓名;

► 區域名稱。

2.區域物品放置標識

各區域所屬人根據本人辦公用品以及其他物品的多少,標識不同物品的放置位置。有時,并不用具體地標識出物品放置位置,也可以將所有辦公桌上的物品整齊放置到所屬區域,如下圖所示。

行政辦公6S管理標準詳細推行方法

三、文件夾標識管理

做好文件夾的標識工作,有利于迅速查找和存放文件資料。標識文件夾的方法如下。

1.文件夾外部標識

文件夾外部標識主要是指側面標識和正面標識。其中,側面標識主要包括以下5個要素。

► 文件夾編號;

► 文件夾名稱;

► 文件夾內文件內容簡述;

► 文件夾管理部門;

► 文件夾使用區域。

正面標識在以下情況下使用。

► 側面無法標識時,可將其內容標識在正面;

► 有必要進行正面標識時。

文件夾外部標識的要素要清楚地列出來,以便隨時查找和存放。

2. 扉頁和索引標識

在文件夾的扉頁標明該文件夾中的文件種類,以便分類查找。

3.內部分頁紙

在同一文件夾中用分頁紙將不同的文件(資料)分開,以便查找和整理。

4.文件夾標識的注意事項

標識文件夾時,應注意以下事項。

► 無論文件的厚薄,文件夾標識的長度、寬度都應保持一致;

► 若將文件夾放入文件盒內,文件盒也應有相應的標識;

► 在文件夾側面加上斜線或三角形,以形成目視管理標準,如下圖所示;

► 統一文件夾標識的規格和字體。

行政辦公6S管理標準詳細推行方法

四、辦公用品、用具管理

1.辦公用品的6S管理

通過開展辦公用品、用具的6S管理,可以解決以下問題。

► 個人辦公桌上辦公用品過多,造成較大浪費;

► 辦公用品重復庫存多(基本上從企業到個人層層有庫存〕;

► 辦公用品品種過多,采購隨意性大。

解決上述問題的途徑如下。

► 盡量控制個人辦公用品持有量;

► 最大限度減少辦公用品的品種和庫存量;

► 最大限度地利用所有辦公用品。

2.其他辦公用具的6S管理

(1)茶具、水杯的定位放置

► 設置飲水區,將茶具、水杯定位放置;

► 若將水杯放在臺面.則使用杯墊以規范水杯放置位置。

(2)垃圾箱、清潔用具的定位標識

► 劃分辦公區垃圾箱和清潔用具放置區域;

► 將垃圾箱和清潔用具定位放置。

辦公區的垃圾箱、清潔用具一方面需要進行定位放置,另一方面還需做出相應標識,如下圖所示。

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